Tipurile actelor de stare civilă care pot fi transcrise sunt limitate la acelea, obligativitatea înregistrării cărora revine organelor de stare civilă din Republica Moldova:
- actele de naştere
- actele de căsătorie;
- actele de desfacere a căsătoriei;
- actele de schimbare a numelui şi/sau prenumelui;
- actele de deces.
Transcrierea actelor de stare civilă se face în baza copiei, extrasului de pe actul de stare civilă sau certificatului de stare civilă întocmite în străinătate, legalizate în modul stabilit, în funcție de existenţa acordurilor bilaterale sau multilaterale între state. Actele de stare civilă legalizate necesită a fi traduse în limba română şi autentificate notarial.
Notă: Transcrierea actului de naștere/deces cu eliberarea certificatului de naștere/deces se efectuează gratuit, pentru cetățenii RM născuți/decedați în Federația Rusă, Republica Kazahstan, Republica Kîrgîză, Republica Tadjikistan.
Termenul de aprobare a cererii este de circa 60 de zile
Plata este efectuată în ruble rusești conform ratei comerciale de schimb valutar la data achitării/prestării serviciului.
Transcrierea reprezintă o procedură de recunoaştere a actelor de stare civilă ale cetăţenilor RM, înregistrate de către organele competente din străinătate, prin copierea cu exactitate a informaţiei din cuprinsul acestora în registrele de stare civilă ale RM.
Actele de stare civilă ale cetăţenilor RM întocmite de către organele competente ale statelor străine au putere doveditoare pe teritoriul statului nostru numai după transcrierea lor în registrele de stare civilă naţionale. Cetăţenii sunt obligaţi să declare transcrierea acestor acte de stare civilă, în termen de 6 luni de la întoarcerea în ţară sau de la primirea din străinătate a certificatului de stare civilă, a copiei sau extrasului de pe actul de stare civilă.
Se supun transcrierii, în mod obliagtoriu, actele de stare civilă întocmite după 17 august 2001. Certificatele sau extrasele de pe actele de stare civilă întocmite pînă la această dată se prezintă în organele competente ale Republicii Moldova doar legalizate/apostilate (în modul stabilit), traduse şi autentificate notarial. La dorinţa solicitanţilor pot fi supuse procedurii de transcriere şi actele de stare civilă întocmite pînă la 17 august 2001.
Pentru transcrierea actelor de nastere si/sau deces se vor prezenta:
A) - nastere
- cerere privind transcrierea actului de naştere;
- actul de naştere, extrasul de pe act sau certificatul de naştere, eliberat în străinătate, legalizat/apostilat şi tradus, după caz;
- documentul ce atestă apartenenţa la cetăţenia Republicii Moldova (buletin de identitate sau paşaport, aviz privind recunoaşterea persoanei ca cetăţean al RM);
- certificatul de stabilire a paternității (după caz);
- certificatul de căsătorie, divorț. În cazul decesului unuia dintre părinți se va prezenta certificatul de deces;
- actul de identitate al părinților (pentru cetăţenii RM - bulletin de identitate sau pașaport valabile, pentru cetățeni straini - pașaport pentru călătorii în străinătate);
- în cazul documentării minorului cu pașaport de călătorii în străinătatea altui stat, se va solicita prezentarea documentului;
- alte acte dacă acestea se dovedesc a fi necesare.
B) - deces
- cerere pentru transcrierea actului de deces;
- actul de deces, extrasul de pe act sau certificatul de deces eliberat de organele competente din străinătate, legalizat şi tradus;
- documentul ce atestă apartenenţa la cetăţenia Republicii (buletin de identitate, paşaport, aviz privind recunoaşterea persoanei ca cetăţean a Republicii Moldova);
- actul de identitate, certificatul de naștere, de căsătorie de divorț al decedatului (opțional);
- actul de identitate a declarantului;
- actele de stare civilă care atestă legătura de rudenie între declarant şi decedat;
- alte acte dacă acestea se dovedesc a fi necesare.
Pentru transcrierea actelor de căsătorie, divorț și schimbare a numelui și/sau prenumelui se vor prezenta:
- cerere privind transcrierea actului de căsătorie;
- actul de căsătorie, extrasul de pe act sau certificatul de căsătorie, eliberat de organele competente din străinătate, legalizat şi tradus;
- documentul ce atestă apartenenţa la cetăţenia RM (buletin de identitate sau paşaport, aviz de recunoaştere drept cetățean al RM);
- actul de identitate (pentru cetăţenii RM - bulletin de identitate sau pașaport valabile, pentru cetățeni straini - pașaport de străinătate);
- certificat de naștere al cetățeanului Republicii Moldova;
- dovada privind desfacerea sau încetarea căsătoriei anterioare pentru cetățeanului Republicii Moldova;
- alte acte dacă acestea se dovedesc a fi necesare.
- cerere privind transcrierea actului de divorţ;
- actul de divorţ, extrasul de pe act sau certificatul de divorţ eliberat de organele competente din străinătate, legalizat şi tradus;
- documentul ce atestă apartenenţa la cetăţenia RM (bulletin de identitate, paşaport, aviz de recunoaştere drept cetăţean al RM);
- actul de identitate (pentru cetăţenii Republicii Moldova bulletin de identitate sau pașaport pentru călătorii în străinătate valabile);
- certificat de naștere al cetățeanului Republicii Moldova;
- actul de identitate al soţului cetăţean strain (opțional);
- actul de căsătorie, în cazul deţinerii acestuia.
- alte acte dacă acestea se dovedesc a fi necesare.
- cerere privind transcrierea actului de schimbare a numelui şi/sau prenumelui;
- actul de schimbare a numelui şi/sau prenumelui, extrasul de pe act sau certificatul de schimbare a numelui şi/sau prenumelui eliberat de organele competente din străinătate, legalizat şi tradus;
- documentul care atestă apartenenţa persoanei la cetăţenia Republicii Moldova (buletin de identitate, paşaport, aviz privind recunoaşterea persoanei ca cetăţean a Republicii );
- certificate de naștere, de căsătorie, de divorț (după caz);
- alte acte dacă acestea se dovedesc a fi necesare.
Actele oficiale din Federația Rusă sunt recunoscute fără supralegalizare sau Apostilă (în conformitate cu tratatele în vigoare)
Conform art. 13 alin. 1 din Tratatul între Republica Moldova şi Federaţia Rusă privitor la asistenţa juridică şi raporturile juridice în materie civilă, familială şi penală, încheiat la Moscova la 25.02.1993 (în vigoare din 26.01.1995), „Actele care au fost întocmite sau certificate de către instituţiile de justiţie sau de o persoană oficială de pe teritoriul unei Părţi Contractante, în limitele competenţei lor şi în forma stabilită şi certificată cu sigiliu, sînt valabile pe teritoriul celeilalte Părţi Contractante fără vreo altă legalizare.”.
Conform art. 13, alin. 1 din Convenţia cu privire la asistenţa juridică şi raporturile juridice în materie civilă, familială şi penală, încheiată la Minsk la 22.01.1993, „Actele, care au fost întocmite sau certificate de către instituţia de justiţie sau de o persoană oficială de pe teritoriul unei Părţi Contractante, în limitele competenţei lor şi în forma stabilită şi certificate cu sigiliu, sunt valabile pe teritoriile altor Părţi Contractante fără vreo altă legalizare.” Convenţia a intrat în vigoare în raport cu Armenia, Belarus, Kazahstan, Kîrgîzstan, Rusia, Tadjikistan, Uzbekistan şi Ucraina din 26.03.1996; cu Azerbaidjan şi Georgia din 11.07.1996 şi cu Turkmenistan din 19.02.1998.